GELINGENSBEDINGUNG 22

Prozesserfahrungen gemeinsam auswerten und nutzbar machen
Während bisher die Projektergebnisse festgestellt und gewürdigt wurden, geht es nun um die Auswertung der Steuerung des Projektes und der Gestaltung der Prozesse. Nach der Frage zu den individuellen und kollektiven Projektergebnissen: „Was wurde erreicht? Was wurde (leider) nicht erreicht?“, stellen wir nun die Frage: „Wie und warum wurden die Ergebnisse (leider nicht) erreicht?“ Oder anders herum: „Was würden wir nach diesen Projekterfahrungen anders machen, wenn wir nochmals beginnen könnten? Was müssen wir bei neuen Projekten berücksichtigen?“
Im Einzelnen geht es um folgende Fragen:
  • Wenn wir noch einmal starten könnten, was würden wir anders machen, was würden wir beibehalten?
  • Welches waren die entscheidenden Gelingensfaktoren?
  • Welche Strukturen waren hilfreich?
  • Welche Risikofaktoren haben wir wie effektiv bewältigt?
  • Welche Methoden zur Sicherung von Engagement und Motivation haben sich bewährt, welche müssen zukünftig verstärkt werden?
Die Analyse der Stärken und Schwächen in der Projektsteuerung ist von unschätzbarem Wert. Das Wahrnehmen oder Ignorieren von Steuerungsbedarf und die Entscheidung für mehr oder weniger intensive und nebenwirkungsreiche Steuerungsmaßnahmen geschieht oft sehr automatisch und erscheint den Verantwortlichen quasi als „alternativlos“. Hier besteht die Chance, bisher unhinterfragte Gewohnheiten bei der Steuerung von Projekten in Augenschein zu nehmen und ggf. zu verändern.
Praxistool
Nachfolgend finden Sie unterschiedliche Instrumente zur Analyse der bisherigen Steuerungserfahrungen und zur Entwicklung neuer Steuerungsinstrumente.
Wer ist verantwortlich?
Für die Auswertung der Steuerungserfahrungen sind neben der Schulleitung und der Steuergruppe letztlich alle Mitglieder der Schulgemeinschaft verantwortlich. Alle müssen Sorge dafür tragen, dass sie kritische Situationen frühzeitig erkennen und wirksamer gegensteuern.
Grafik: Gelingensbedingung 22, Instrument 1
Gelingensbedingung 22, Instrument 1
Kritische Projektphasen visualisieren und Steuerungsempfehlungen zuordnen
Ziel: Sich kritische Phasen samt Steuerungsbedarf bewusst machen
Wertung
Die folgende „Fieberkurve“ ist ein sehr wirksames Analyseinstrument. Es geht davon aus, dass im Verlauf der Entwicklungsarbeit Höhen, Tiefen und Wendepunkte auftreten, die es zu erkennen gilt. An kritischen Stellen kann man prüfen, welche Bedingungen und Ereignisse die Beteiligten in die Tiefe gezogen oder wieder aufgerichtet haben und welchen Einfluss Steuerungsversuche auf die Entwicklung hatten bzw. hätten haben können.
So gehen Sie vor:
Das Instrument können Sie in der Steuergruppe oder einer Arbeitsgruppe, die die im Projekt Aktiven repräsentiert, ausfüllen lassen.
Reflektieren Sie gemeinsam die Höhen und Tiefen im Projektverlauf und Ihr Steuerungsverhalten. Zeichnen Sie dafür auf einem möglichst großen Papier (z. B. einer Rolle Packpapier) ein Diagramm mit einer Zeit- und einer Stimmungsachse (Wertung).
Beispiel:
Arbeitsschritte:
  1. Überlegen Sie, welche bedeutsamen Ereignisse im Projektverlauf aufgetreten sind (z. B. Beschluss zur Teilnahme, Zielfindung, Auftaktveranstaltung, ein bestimmtes Ergebnis, Meilensteine in der Interventionsphase, Fortbildungen…). Platzieren Sie die Ereignisse auf der Zeitachse und vergeben Sie für jedes der Ereignisse ein Kreuz auf der Stimmungsachse – geben Sie an, wie positiv oder negativ Sie das jeweilige Ereignis erlebt haben. Verbinden Sie anschließend alle Punkte miteinander, um eine „Fieberkurve“ zu erhalten.
  2. Überlegen Sie für jeden Punkt der Kurve, welche günstigen und hemmenden Faktoren aufgetreten sind und notieren Sie diese auf farblich unterschiedlichen Karten (z. B. grün für positiv und rot für hemmend). Kleben Sie diese zu dem entsprechenden Ereignis. Analysieren Sie, was Sie als Steuergruppe, als Projektgruppe bzw. als Einzelperson (z. B. als Expertin oder Experte) unterstützend zu dieser Phase beigetragen haben und was Sie zusätzlich noch hätten tun können. Überlegen Sie auch, ob sich eine gut gemeinte Maßnahme/Aktion negativ auf die Entwicklung ausgewirkt hat.
  3. Diskutieren und notieren Sie anschließend, welche positiven Steuerungsinstrumente Sie beibehalten und welche Erkenntnisse Sie in zukünftigen Projekten berücksichtigen wollen. Formulieren Sie kurze und prägnante Merksätze mit aufforderndem Charakter hierfür.
Variation: Ist es zu Konflikten im Prozess gekommen, können z. B. mit unterschiedlichen Farben die Stimmungskurven von verschiedenen Beteiligten eingezeichnet und anschließend analysiert werden. So machen Sie die möglicherweise unterschiedliche Wahrnehmungen deutlich und schaffen eine Diskussionsgrundlage sowie Klärungsmöglichkeit, sofern noch erforderlich. Daraufhin kann vereinbart werden, wie in zukünftigen Projekten mit derartigen Situationen umgegangen werden kann, bevor es zu einem Konflikt kommt.
Tipp
  • Es ist hilfreich, diesen Prozess von einer Person moderieren zu lassen, die sich ausschließlich auf die Methode konzentriert und Sie bei Ihrer Reflexion unterstützt. Dies kann jemand aus der Steuergruppe, eine erfahrene Moderatorin/ein erfahrender Moderator aus der Schule oder jemand Externes sein.
  • Hängen Sie die „Fieberkurve“ im Lehrerzimmer auf. Sie wird sicherlich für viel Diskussionsstoff im Kollegium sorgen.
 
Grafik: Gelingensbedingung 22, Instrument 2
Gelingensbedingung 22, Instrument 2
Brainstorming zu gelungenen Steuerungsstrategien durchführen
Ziel: Steuerungsempfehlungen auflisten und begründen
So gehen Sie vor:
Übertragen Sie die Tabelle auf ein Whiteboard oder eine Stellwand. Bitten Sie alle Projektbeteiligten und die Steuergruppe, Erfahrungen aus dem Projekt und Änderungswünsche in diese Tabelle einzutragen. Um das Prinzip des Brainstormings – erst freie Assoziation, dann Diskussion – sicherzustellen, empfiehlt es sich, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Ideen auf Karten schreiben und zunächst in die Spalten heften, bevor darüber diskutiert wird.
Wenn wir noch einmal starten würden, …
…was würden wir für das Schulentwicklungsprojekt beibehalten?Warum? Vorteile benennenWas würden wir ändern und wie?Warum? Nachteile der bisherigen und Vorteile der neuen Steuerung benennen
    
    
Wenn ich mich noch einmal an einem Projekt beteiligen sollte, …
…was würde ich beibehalten?Warum? Vorteile benennenWas würde ich ändern und wie?Warum? Nachteile der bisherigen und Vorteile der neuen Steuerung benennen
    
    
    
Aus allen Tabellen können dann die am häufigsten beklagten Probleme eingegrenzt werden, die künftig bewusster gelöst werden sollten.
Dabei geht es im Sinne einer To-do-Liste immer um drei Fragen:
  • Was soll geändert werden?
  • Wer soll es ändern?
  • Wer überwacht den Änderungsprozess?
Es ist sinnvoll, die Ergebnisse der Projektgruppen zuerst getrennt auszuwerten. Für die weitere Auswertung sollten dann die Projektgruppenergebnisse einander gegenübergestellt werden. Unterschiede fordern dazu auf, nach Gründen zu suchen und Gemeinsamkeiten stärken die Schule für die Zukunft.