Praxistool
Im folgenden Praxistool finden Sie ein Instrument für die Durchführung und Protokollierung von Meilensteinen.
Wer ist verantwortlich?
Die Projektsteuerung und die Prozessüberwachung liegen in der Hand der Steuergruppe und der Projektgruppen, hier insbesondere der Gruppenleitung. Diese sammeln die Daten mittels der Protokolle, werten sie aus und bereiten sie für Meilensteine und die Information des Kollegiums auf. In größeren Entwicklungsvorhaben kann es sehr sinnvoll sein, für die Auswertung der Zwischenstände Evaluatorinnen und Evaluatoren zu bestimmen, die über entsprechendes methodischen Knowhow verfügen bzw. dieses in Fortbildungen erwerben. Die Schulleitung ist gefordert, wenn sich zeigt, dass der Projektauftrag korrigiert werden muss oder zusätzliche Ressourcen bereitgestellt werden müssen. Dies gilt ebenso, wenn sich die Zusammenarbeit in einer Gruppe als konfliktreich und unproduktiv erweist.
Grafik: Gelingensbedingung 19, Instrument 1
Gelingensbedingung 19, Instrument 1
Meilensteine durchführen und protokollieren
Ziel: Meilensteine für die Prozesssteuerung und Überwachung durchführen (in Anlehnung an die Ausführungen unter http://www.quint-essenz.ch)
So gehen Sie vor:
Anhand von Meilensteinen wird zurückgeblickt auf den bisherigen Projektverlauf, es werden Zwischenziele reflektiert, die Stimmung im Team beurteilt und die weiteren konkreten Schritte des Projekts geplant.
Die Steuergruppe, die die Gesamtkoordination des Projekts bzw. Schulentwicklungsvorhabens innehat, lädt ein. Effizient aus Sicht der Steuergruppe wäre eine Meilensteinsitzung gemeinsam mit Vertreterinnen und Vertretern aus allen Projektgruppen und der Schulleitung. Hilfreicher für die Arbeit der einzelnen Arbeitsgruppen wären jedoch Meilensteinsitzungen zwischen der Steuergruppe und den einzelnen Projektgruppen. Das Instrument kann für beide Zwecke genutzt werden. Gegebenenfalls müssen weitere Fragen eingefügt werden.
Die Moderation der Sitzung wird von der Steuergruppe übernommen. Die Sitzung gliedert sich in drei Phasen:
  1. Rückblick auf die vergangene Etappe/Projektzeit
  2. Ziehen von Schlussfolgerungen
  3. Planung der kommenden Etappe/Projektzeit
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Nutzen Sie als Steuergruppe die vorliegenden Fragen zur Strukturierung und Protokollierung der Sitzung:
Projektgruppe:Datum der Meilensteinsitzung:
Rückblick auf die vergangene ProjektzeitIhre Antworten
Sind die gesetzten Zwischenziele der vergangenen Projektetappe erreicht worden? 
Haben sich die gewählten Strategien bewährt? 
Hatten die gewählten bisherigen Maßnahmen die gewünschten Wirkungen? Wenn nein, warum nicht? 
Welche positiven und negativen Rückmeldungen gab es (seitens der Zielgruppe(n), des Kollegiums)? 
Wo gab es Widerstände oder Konflikte? Weshalb? 
Waren die personellen Ressourcen angemessen? 
Wie werden projektinterne Prozesse (Motivation, Kommunikation, Zusammenarbeit) beurteilt? 
Wie ist die Stimmung im Projektteam? 
Welches Budget wurde bislang verbraucht? 
Sind die Termine eingehalten worden? 
SchlussfolgerungenIhre Antworten
Welche Erfolge haben wir vorzuweisen? 
Welche Misserfolge sind eingetreten? 
Welchen Änderungsbedarf gibt es für die Arbeit der Projektgruppe (z. B. in Bezug auf Zielsetzung, Ressourcen, Zusammenstellung der Gruppe etc.)? 
Macht es Sinn, dass die Projektgruppe weitergeführt wird oder sollte sie ihre Arbeit beenden? 
Planung der kommenden ProjektzeitIhre Antworten
Haben sich die Rahmenbedingungen des Projekts seit der letzten Meilensteinsitzung verändert? 
Müssen die Zwischenziele der nächsten Etappe entsprechend angepasst werden?  
Welche Zwischenziele haben welche Priorität? 
Sind die personellen Ressourcen im Projekt ausreichend, um alle Maßnahmen der nächsten Etappe erfolgreich durchzuführen? 
Müssen zusätzliche Ressourcen ausgehandelt oder beschafft werden?