GELINGENSBEDINGUNG 19

Prozesse steuern und überwachen
Im Mittelpunkt dieser Gelingensbedingung stehen die Steuerung und Überwachung der Prozesse im Entwicklungsvorhaben bzw. Projekt. Warum benötigen Schulen eine Projektsteuerung in der Interventionsphase? Im Schulalltag geraten die Entwicklungsvorhaben häufig aus dem Blick der Verantwortlichen, stehen Schulen und Lehrkräfte doch fast täglich vor neuen oder unerwarteten Herausforderungen, die ihre ganze Aufmerksamkeit fordern. Diese dem Arbeitsalltag geschuldete mangelnde Aufmerksamkeit für die Umsetzungsprozesse hat Folgen. Viele Projekte verfehlen ihre Ziele bzw. die Ziele geraten in Vergessenheit. Oft werden Fehlentwicklungen nicht rechtzeitig registriert, weil keine Zeit für die Projektüberwachung bleibt oder sich keiner zuständig fühlt. Wenn mit viel Schwung und Elan begonnene Entwicklungsvorhaben im Arbeitsalltag untergehen, führt das bei allen Beteiligten zu Frustrationen und Demotivation.
Schulen brauchen also eine funktionierende Steuerung und Überwachung der Prozesse im Entwicklungsvorhaben, um erfolgreich und effizient zu arbeiten. Was gehört zu einer solchen Projektsteuerung dazu? Im Mittelpunkt steht die (Teil-)Zielerreichung, die regelmäßig überprüft werden muss. Bei Nichterreichung folgt die Frage nach dem Warum. Mögliche Gründe können sein: Weil die Gruppen nicht effektiv arbeiten, weil falsche Maßnahmen ergriffen oder die richtigen nicht in ausreichender Qualität umgesetzt werden, weil Ressourcen fehlen ... Es lohnt sich also, den Umsetzungsprozess genau zu betrachten und zu analysieren. Um ein Projekt steuern und überwachen zu können, bedarf es eines guten Projektmanagements mit folgenden Bausteinen:
  1. Dokumentation des Projekts (z. B. Protokolle)
  2. Setzung von Meilensteinen
  3. Rückmeldung an die Beteiligten (und an das Kollegium, die Schülerschaft oder Eltern)
Tipp
Methoden und Instrumente zur Projektsteuerung finden Sie unter: http://www.orghandbuch.de und http://www.quint-essenz.ch.
 
1. Dokumentation des Projekts
Eine umfangreiche Dokumentation ist notwendig, um Klarheit über die an die Projektgruppe erteilten Aufträge zu erhalten und den Arbeitsprozess der Gruppe verfolgen zu können. Die Dokumentation beginnt mit dem Ende der Projektplanung. Es bietet sich an, in den Projektgruppen zwei unterschiedliche Dokumente zu führen.
Gruppenprotokoll: Das Gruppenprotokoll erstellt ein Gesamtbild über den Auftrag und die Zusammenstellung der Gruppe. Es geht darum, die Ziele der Gruppe und die geplanten Maßnahmen festzuhalten. Es wird bei Bedarf bearbeitet, z. B. wenn sich die Gruppenzusammensetzung ändert oder Teilziele erreicht wurden. Auch zur Erfolgskontrolle muss das Gruppenprotokoll bearbeitet werden.
Inhalte:
Inhalte für das Gruppenprotokoll
Name oder Thema der GruppeEs ist wichtig für die Kommunikation mit dem Kollegium, einen klar dem Thema/Auftrag zuordenbaren Gruppennamen zu wählen.
AuftragDie Projektgruppe trägt den Auftrag ein, den sie von der Schulgemeinschaft zur Bearbeitung erhalten hat.
Wenn der Auftrag im Laufe der Gruppenarbeit in Teilziele zergliedert wird, müssen diese hier eingetragen werden mit folgender Matrix:
| Teilziel | Erledigt bis wann? | Benötigte Ressourcen? |
(vgl. die Instrumente in der Gelingensbedingung 12)
Wer macht mit?Hier wird dokumentiert, welche Personen sich an der Projektgruppe beteiligen. Sie werden mit ihrem Namen und ihren Fachgebieten oder besonderen Kompetenzen eingetragen.
Wenn Personen die Projektgruppe verlassen, wird der Grund dafür eingetragen.
VerantwortlichkeitenWer leitet die Gruppe, wer moderiert? Wer hält den Kontakt zum Steuerkreis?
Wer steht als Expertin/Experte bei Bedarf zur Verfügung?Hier werden Personen eingetragen, die eine Expertise zum Thema haben und als Gast oder Beraterinnen und Berater zur Verfügung stehen. Das können interne (z. B. Lehrkräfte mit Spezialkenntnissen, Fachpersonen aus der Schulsozialarbeit oder Sonderpädagogik) oder externe Fachpersonen (z. B. aus der Kommune, aus der Schulbehörde oder der Wissenschaft) sein.
Welche Ergebnisse wurden bereits erzielt?Abgleich erzielter Ergebnisse mit dem ursprünglich vereinbarten Projektziel und Projektauftrag. Darstellung von eingetretenen Störungen und Mängeln.
Wie werden die Ergebnisse und die Arbeit bewertet?Ggf. Vorschlag zu fachlichen, organisatorischen, personellen und haushälterischen Maßnahmen zur Umsetzung der Projektergebnisse sowie zum weiterem Vorgehen, offene Fragen – ergänzender Untersuchungsbedarf, ggf. Beurteilung externer Beraterleistung …
Gibt es Anregungen oder Empfehlungen für die Weiterarbeit? 
Sitzungsprotokoll: Projektsitzungen sind zentrale Schnittstellen im Projektverlauf. Hier wird das Projekt auf den Weg gebracht, koordiniert und gesteuert sowie ausgewertet. Von der Qualität der Arbeit in der Projektsitzung hängt demnach die Qualität der Projektumsetzung ab. Damit diese Qualität erfüllt wird, brauchen Projektsitzungen ausreichende Zeitfenster, eine Tagesordnung mit festgelegten Besprechungspunkten und ein gutes Protokoll. Das Sitzungsprotokoll dokumentiert die Projektarbeit. Im Sitzungsprotokoll wird festgehalten, welche Themen besprochen und welche Ergebnisse erzielt sowie welche konkreten Beschlüsse gefasst wurden: Verantwortlichkeiten, Probleme in der Projektarbeit, Hindernisse in der Auftragserfüllung ... Sinnvoll ist es auch, zum Abschluss der Sitzungen ein Bild über die erlebte Effektivität und Stimmung in der Sitzung zu erheben und im Protokoll zu vermerken. Das Sitzungsprotokoll wird zudem benötigt, um die Arbeit der Projektgruppen auswerten zu können.
Das Sitzungsprotokoll wird für jede Sitzung ausgefüllt und sollte allen in der Schule zur Einsicht zur Verfügung stehen (z. B. in einem Ordner oder im Intranet der Schule).
Folgende Punkte sollte das Sitzungsprotokoll enthalten:
  • Name oder Thema der Gruppe
  • Datum des Treffens, Anzahl der teilnehmenden Gruppenmitglieder
  • Namen fehlender Gruppenmitglieder, Gründe für das Fehlen
  • Vermerk neu hinzugekommener Gruppenmitglieder
  • Namen und Funktionen von Gästen
  • Zeitrahmen für das Gruppentreffen
  • Geplante Teilziele dieser Sitzung
  • Rückschau: Konnten alle im letzten Sitzungsprotokoll vereinbarten Aufgaben/Aufträge erfüllt werden? Wenn nein, Gründe benennen
  • Verlauf: Was ist seit dem letzten Treffen geschehen?
  • Sind seit dem letzten Treffen zusätzliche Informationen eingeholt oder besondere Materialien verwendet worden (z. B. Internetseiten, Befragung von Expertinnen/Experten, Einsatz von Fragebögen)?
  • Was wurde heute besprochen?
  • Was ist zu tun? Wer tut es (Verantwortlichkeiten festlegen)? Bis wann soll/kann es erledigt sein (Verbindlichkeit erzeugen)?
  • Eventuell: Einschätzung und Protokollieren des Stimmungsbildes der Gruppensitzung und der bisherigen Gruppenproduktivität
  • Termin für das nächste Treffen
Die Sitzungsprotokolle sollten von der Steuergruppe ausgewertet werden. Fragen für die Auswertung können sein:
  • Erreicht die Gruppe ihre Ziele bzw. kommt sie voran?
Das Sitzungsprotokoll liefert verschiedene Auskünfte zur Überprüfung des Arbeitspensums der Projektgruppe. Das sind zum einen die Häufigkeit und Dauer der Treffen, die Erfüllung der vereinbarten Aufgaben und die Umsetzung geplanter Teilziele. Diese Daten sind wichtig, wenn die Projektgruppe es nicht schafft, ihre (Teil-)Ziele im geplanten Zeitraum zu bearbeiten. In diesem Kontext muss auch die Zielerreichung bzw. -annäherung geprüft werden.
  • Werden Arbeitsaufträge in der vorgesehenen Zeit erledigt?
Wenn hier Probleme auftreten, kann das unterschiedliche Gründe haben. Auf der einen Seite könnten eine unklare Rollenverteilung oder fehlende Motivation eine Rolle spielen, auf der anderen Seite fehlende Zeitressourcen, unklare Arbeitsaufträge oder zu umfangreiche oder nicht bewältigbare Aufgaben. Gemeinsam mit der Steuergruppe sollte dies geklärt und an Lösungen gearbeitet werden.
  • Ist die Projektgruppe von Unregelmäßigkeiten in der Teilnahme betroffen?
Gründe könnten nachlassende Motivation sein, aber auch eine Fehleinschätzung vorhandener Zeitressourcen bei einzelnen Gruppenmitgliedern. Hier müssten personelle Entscheidungen getroffen (Welche der Gruppenmitglieder sind überhaupt in der Lage, das notwendige Arbeitspensum zu leisten?) oder geprüft werden, ob Entlastungen an anderer Stelle (z. B. Wegfall anderer Aufgaben) möglich sind.
2. Setzung von Meilensteinen
Eine wichtige Methode zur Kontrolle des Projektverlaufs und -erfolgs sind Meilensteine: Meilensteine sind zeitlich terminierte Überwachungspunkte im Projektprozess. Sie „portionieren“ den Projektablauf. Meilensteine markieren wichtige Projektabschnitte und ermöglichen es, schnell erste Erfolge zu erzielen und stärken so die Erfolgszuversicht und das Gefühl der Wirksamkeit der Gruppe. Sie werden als festes Datum in der Projektplanung eingetragen. Meilensteine sind in konkrete Handlungen umsetzbar (operationalisierbar) und messbar. Dazu sind vorab die Prüfkriterien festzulegen – sonst wäre die Überprüfung nicht objektiv, sondern Willkür.
Meilenstein-Gespräche haben demnach zwei wichtige Funktionen:
  • Sie klären ab, inwieweit das Projekt im Hinblick auf den Projektauftrag und die Projektplanung auf dem richtigen Weg ist und an welcher Stelle möglicherweise Änderungen notwendig geworden sind.
  • Wenn die Meilensteine erreicht werden, sind dies Erfolge, die den Glauben an die Machbarkeit des Projektes stärken. Zudem kann das Erreichen von Meilensteinen gefeiert werden. So erfahren die Gruppenmitglieder eine Würdigung ihres Engagements.
Meilensteine sollten für jede Projektgruppe festgelegt werden. In größeren Entwicklungsvorhaben kann es sinnvoll sein, Meilensteine für den gesamten Entwicklungsprozess zu setzen. Solche übergreifenden Meilensteine werden von der Steuergruppe geleitet.
Die Meilensteine sollten ebenfalls protokolliert werden. Je nach Projektstruktur könnten die Meilensteine auch im Rahmen von Steuerkreis-Gesprächen stattfinden.
In solchen Meilensteinen wird/werden…
  • der Projektstand der einzelnen Projektgruppen präsentiert.
  • Ergebnisse über die Qualität der Gruppenarbeit berichtet, z. B. Ergebnisse aus dem Instrument 2 der Gelingensbedingung 15 „Evaluation der Gruppenarbeit durchführen“.
  • bisher durchgeführte Maßnahmen vorgestellt und ausgewertet.
  • Ist-Soll-Abweichungen festgestellt (Wurden die (Teil-)Ziele erreicht? Wie weit wurden Terminplanung und Ressourcenplanung eingehalten? Wo sind Abweichungen aufgetreten?).
  • Ist-Soll-Abweichungen analysiert (Was sind Ursachen für die Abweichungen? Welche Folgerungen können daraus für das weitere Vorgehen geschlossen werden?).
  • geplante weitere Maßnahmen vorgestellt.
  • Risiken und Chancen des Projektes abgewogen (z. B. die Risikoanalyse, vgl. Gelingensbedingung 18, weitergeführt).
3. Rückmeldung an die Beteiligten
Die Ergebnisse zur Prozessqualität (z. B. die Zufriedenheit der Beteiligten mit der bisherigen Arbeit) und zu ersten erzielten Ergebnissen sollten allen Projektaktiven rückgemeldet werden. Die Rückmeldung erster Erfolge aus den Meilensteinen wird zumeist als sehr motivierend erlebt. Zudem sollte das Kollegium (bzw. auch die Eltern, die Schülerschaft …) über den Projektstand informiert werden. Dies trägt dazu bei, die Bedeutsamkeit des Entwicklungsvorhabens ins Bewusstsein zu rücken und schafft eine Gelegenheit für die Würdigung des Engagements der Gruppenmitglieder. Sind die Ergebnisse dagegen nicht zufriedenstellend, können die im Projekt Aktiven gemeinsam mit dem Kollegium diskutieren, welche Ursachen hierfür verantwortlich sind und welche Modifikationen hilfreich sein könnten. In jedem Fall sollte die Rückmeldung von negativen (Zwischen-)Ergebnissen so gestaltet sein, dass Lösungsmöglichkeiten sichtbar werden. Im positiven Fall ist die kollegiale Rückmeldung ein Anlass für eine Würdigung der Aktiven. Anregungen dazu finden Sie in der Gelingensbedingung 17.
Praxistool
Im folgenden Praxistool finden Sie ein Instrument für die Durchführung und Protokollierung von Meilensteinen.
Wer ist verantwortlich?
Die Projektsteuerung und die Prozessüberwachung liegen in der Hand der Steuergruppe und der Projektgruppen, hier insbesondere der Gruppenleitung. Diese sammeln die Daten mittels der Protokolle, werten sie aus und bereiten sie für Meilensteine und die Information des Kollegiums auf. In größeren Entwicklungsvorhaben kann es sehr sinnvoll sein, für die Auswertung der Zwischenstände Evaluatorinnen und Evaluatoren zu bestimmen, die über entsprechendes methodischen Knowhow verfügen bzw. dieses in Fortbildungen erwerben. Die Schulleitung ist gefordert, wenn sich zeigt, dass der Projektauftrag korrigiert werden muss oder zusätzliche Ressourcen bereitgestellt werden müssen. Dies gilt ebenso, wenn sich die Zusammenarbeit in einer Gruppe als konfliktreich und unproduktiv erweist.
Grafik: Gelingensbedingung 19, Instrument 1
Gelingensbedingung 19, Instrument 1
Meilensteine durchführen und protokollieren
Ziel: Meilensteine für die Prozesssteuerung und Überwachung durchführen (in Anlehnung an die Ausführungen unter http://www.quint-essenz.ch)
So gehen Sie vor:
Anhand von Meilensteinen wird zurückgeblickt auf den bisherigen Projektverlauf, es werden Zwischenziele reflektiert, die Stimmung im Team beurteilt und die weiteren konkreten Schritte des Projekts geplant.
Die Steuergruppe, die die Gesamtkoordination des Projekts bzw. Schulentwicklungsvorhabens innehat, lädt ein. Effizient aus Sicht der Steuergruppe wäre eine Meilensteinsitzung gemeinsam mit Vertreterinnen und Vertretern aus allen Projektgruppen und der Schulleitung. Hilfreicher für die Arbeit der einzelnen Arbeitsgruppen wären jedoch Meilensteinsitzungen zwischen der Steuergruppe und den einzelnen Projektgruppen. Das Instrument kann für beide Zwecke genutzt werden. Gegebenenfalls müssen weitere Fragen eingefügt werden.
Die Moderation der Sitzung wird von der Steuergruppe übernommen. Die Sitzung gliedert sich in drei Phasen:
  1. Rückblick auf die vergangene Etappe/Projektzeit
  2. Ziehen von Schlussfolgerungen
  3. Planung der kommenden Etappe/Projektzeit
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Nutzen Sie als Steuergruppe die vorliegenden Fragen zur Strukturierung und Protokollierung der Sitzung:
Projektgruppe:Datum der Meilensteinsitzung:
Rückblick auf die vergangene ProjektzeitIhre Antworten
Sind die gesetzten Zwischenziele der vergangenen Projektetappe erreicht worden? 
Haben sich die gewählten Strategien bewährt? 
Hatten die gewählten bisherigen Maßnahmen die gewünschten Wirkungen? Wenn nein, warum nicht? 
Welche positiven und negativen Rückmeldungen gab es (seitens der Zielgruppe(n), des Kollegiums)? 
Wo gab es Widerstände oder Konflikte? Weshalb? 
Waren die personellen Ressourcen angemessen? 
Wie werden projektinterne Prozesse (Motivation, Kommunikation, Zusammenarbeit) beurteilt? 
Wie ist die Stimmung im Projektteam? 
Welches Budget wurde bislang verbraucht? 
Sind die Termine eingehalten worden? 
SchlussfolgerungenIhre Antworten
Welche Erfolge haben wir vorzuweisen? 
Welche Misserfolge sind eingetreten? 
Welchen Änderungsbedarf gibt es für die Arbeit der Projektgruppe (z. B. in Bezug auf Zielsetzung, Ressourcen, Zusammenstellung der Gruppe etc.)? 
Macht es Sinn, dass die Projektgruppe weitergeführt wird oder sollte sie ihre Arbeit beenden? 
Planung der kommenden ProjektzeitIhre Antworten
Haben sich die Rahmenbedingungen des Projekts seit der letzten Meilensteinsitzung verändert? 
Müssen die Zwischenziele der nächsten Etappe entsprechend angepasst werden?  
Welche Zwischenziele haben welche Priorität? 
Sind die personellen Ressourcen im Projekt ausreichend, um alle Maßnahmen der nächsten Etappe erfolgreich durchzuführen? 
Müssen zusätzliche Ressourcen ausgehandelt oder beschafft werden?