Praxistool
Im folgenden Praxistool erhalten Sie zwei Instrumente. Mit dem ersten Instrument können Sie die Ressourcenplanung im laufenden Veränderungsprozess überprüfen und aktualisieren. Günstig ist, dieses Instrument im Rahmen von Meilensteinen einzusetzen, also dann, wenn Teilziele erreicht bzw. nicht erreicht wurden. Nehmen Sie auch die bearbeiteten Instrumente aus der Gelingensbedingung 12 zur Hand. Prüfen Sie, was Sie dort beim Instrument 2 „Ressourcencheck für die konkrete Projektplanung anwenden“ eingetragen haben. Passen die Angaben noch? War die Einschätzung zu Projektbeginn realistisch? Welcher Ressourcenbedarf hat sich noch ergeben?
Mit dem zweiten Instrument können Sie eine Risikoanalyse durchführen.
Wer ist verantwortlich?
Verantwortlich sind Steuerkreis und Schulleitung. Der Steuerkreis berät die Projektgruppen zur Frage der Ressourcen. Die Schulleitung muss gegebenenfalls Ressourcen freigeben, neu verteilen, sichern und beschaffen. Mitverantwortlich sind auch die Projektgruppen. Sie sollten bei der Projektplanung die Ressourcenklärung sorgfältig und realistisch vornehmen, damit es im Projektverlauf nicht zu Frustrationen und Demotivation führt, wenn gute Ideen wegen fehlender Ressourcen nicht umgesetzt werden können. Auch im Projektprozess sollten die Ressourcen immer wieder geprüft werden.
Grafik: Gelingensbedingung 18, Instrument 1
Gelingensbedingung 18, Instrument 1
Ressourcencheck in der Interventionsphase durchführen
Ziel: Die Ressourcenplanung im Veränderungsprozess überprüfen und aktualisieren.
So gehen Sie vor:
Es geht im Folgenden darum, vorhandene Ressourcen langfristig zu sichern und notwendige Ressourcen zu erschließen bzw. kontinuierlich verfügbar zu machen. Die vorliegende Checkliste wendet sich dabei an die Schulleitung oder den Steuerkreis.
Setzen Sie sich in diesem Steuerungsgremium zusammen und gehen Sie die unten stehende Checkliste entsprechend der einzelnen Bereiche durch. Nutzen Sie die Fragen als Anregung und stellen Sie ggf. weitere für Sie relevante Fragen. Auch die Tipps zur Umsetzung sollen Ihnen Anregung bieten, selbst nach Lösungen zu suchen.
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Haben Sie die Checkliste durchgearbeitet, gibt es vermutlich Aufgaben, die zu erledigen sind – verteilen Sie diese untereinander im Steuerkreis. Abschließend, aber zentral, ist nun die Kommunikation Ihrer Ergebnisse an das Kollegium: Die Kolleginnen und Kollegen sollen wissen, dass Sie sich Gedanken darüber machen, dass an Ihrer Schule nicht achtlos mit Ressourcen umgegangen wird, sondern nach Möglichkeiten gesucht wird, diese nicht versiegen zu lassen. Beauftragen Sie je nach Bereich Personen, die als „Controller“ die Umsetzung der entwickelten Maßnahmen zur Ressourcenbeschaffung bzw. -sicherung in den verschiedenen Bereichen überprüfen.
ThemaWarum ist diese Ressource wichtig?Relevante Fragen, die Sie sich dazu stellen können.Tipps zur UmsetzungIhre Ideen
Personelle RessourcenDas Engagement der Beteiligten sollte fokussiert und nicht durch zusätzliche Aufgaben noch mehr belastet werden.
Wo können besonders engagierte bzw. in das Projekt involvierte Personen an anderer Stelle entlastet werden?
Welche Pflichtveranstaltungen an der Schule binden zusätzlich Ressourcen, die nicht anderweitig verteilt werden können?
Tipp: Eine Aktivitätenüber­sicht für alle Kolleg/innen schafft Transparenz und unterstützt bei einer gerechten Verteilung von Belastungen und Zusatz­aufgaben an der Schule.
Tipp: Prüfen Sie, wie schu­lische Zusatzaktivi­täten/ Zusatzveranstaltungen ggf. mit dem eigentlichen Projektvorhaben verbunden werden könnten.
 
Zeitliche RessourcenDas kontinuierliche Engagement der Projektbeteiligten wird durch die Verfügbarkeit von regelmäßigen Zeitfenstern gesichert.Wie können (zusätzliche) Zeitfenster geschaffen werden, um eine kontinuierliche Arbeit am Projekt zu gewährleisten?
Tipp: Stundenpläne von Arbeitsgruppen aneinander angleichen und gemein­same Freistunden schaffen.
Tipp: Konferenzen oder Dienstbesprechungen anteilig für Arbeitsgruppen­treffen reservieren – alle arbeiten gemeinsam an ihren Themen.
 
Finanzielle RessourcenIm Prozess kann kurzfristig auf finanzielle Ressourcen zurückgegriffen werden. Das Projekt ist unabhängig von dem allgemeinen Budget, das der Schule pro Jahr zur Verfügung steht für Fortbildungen, Anschaffungen etc.
Reichen die Mittel, die der Schule gewöhnlich zur Verfügung stehen zur Realisierung der angestrebten Projekte aus oder bedarf es ggf. des Aufbaus eines zusätzlichen Finanzpolsters?
Welche Möglichkeiten haben Sie, an zusätzliche Gelder zu kommen?
Tipp: Machen Sie sich und Ihre Schule unabhängig von der Zuteilung öffent­licher Gelder und schaffen Sie einen unabhän­gigen Fonds, aus dem Sie schöpfen können.
Tipp: Es bietet sich in vielen Projekten an, eine Arbeits­gruppe Fundraising zu gründen, die sich vor­nehmlich der Beschaffung von finanziellen Mitteln widmet. Das entlastet andere Arbeitsgruppen und ermöglicht die Bildung von Expertenwissen zur Ressourcenbeschaffung!
 
Fachliche RessourcenExpertenwissen kann genutzt werden, um Synergien zu schaffen und den verlässlichen Zugang zu Wissen zu ermöglichen.Aus welchen Bereichen tauchen immer wieder Fragen auf, deren Antworten recherchiert werden müssen?Tipp: Bauen Sie eine kleine Bibliothek auf zu Themen, die immer wieder angefragt werden, z. B. im schulischen Intranet, auf das alle Zugriff haben. Alternative: Kollegen mit universell einsetzbarem Expertenwissen (z. B. EDV oder Rechtsfragen) könnten als „beratende Experten“ von verschiedenen Arbeitsgruppen angefragt werden. Prüfen Sie jedoch, ob diese Personen damit nicht schon ausgelastet sind und eine zusätzliche Aufgabe in einer festen Arbeitsgruppe eher überlastend wirken könnte (siehe Personale Ressourcen). 
Wie kann die Dokumentation und der Austausch von neu erworbenem Praxiswissen (How-To…?) gewährleistet werden?Tipp: Schaffen Sie Mög­lichkeiten der Dokumen­tation und des Austauschs: Wie wurde bei einem ausgewählten Problem genau vorgegangen? Was hat sich bewährt? Es bieten sich hierfür schriftliche Vorlagen zum Ausfüllen an, die im Intranet archiviert werden oder Kurzberichte in Form von Best Practice-Beispielen, z. B. immer zu Beginn von Dienstbe­spre­chungen. 
In­fra­struk­turFür alle Betei­ligten wird eine angemessene Infrastruktur zum Arbeiten zur Verfügung gestellt.
Besteht die Möglichkeit, angemessene Arbeitsräume für Sitzungen/Projektgruppentreffen zu benutzen?
Welche weiteren Verbrauchs­güter werden regelmäßig gebraucht? Wer sorgt dafür, dass diese stets ausreichend vorhanden sind?
Tipp: Notieren Sie regel­mäßige Projektgrup­pentref­fen für Ihr Projektvorhaben in den Raumbelegungs­plänen.
Tipp: Schaffen Sie einen Ort, an dem die klassischen Verbrauchsgüter für die Arbeit in den Projektgrup­pen deponiert sind (Papier, Stifte, aber auch z. B. Kaffee, Kekse). Eine Übersichtsliste zeigt an, wieviel wovon vor­handen ist.
 
Grafik: Gelingensbedingung 18, Instrument 2
Gelingensbedingung 18, Instrument 2
Risikofaktoren im Projektprozess identifizieren
Ziel: Zu Projektbeginn und im Projektprozess mögliche Risikofaktoren identifizieren, die den gelingenden Veränderungsprozess stören könnten
So gehen Sie vor:
Die Risikoanalyse wird von der Steuergruppe durchgeführt. Besprechen Sie im Team, wer gewillt ist, eine Risikoanalyse durchzuführen. Wichtig ist, dass sich die Beteiligten motiviert zeigen und bereit erklären, vor Projektbeginn eine Risikoanalyse durchzuführen und während des Projekts an verschiedener Stelle erneut zu prüfen, ob ggf. andere, bis dahin unberücksichtigte Risikofaktoren den gelingenden Prozess stören könnten. Stellen Sie als Schulleitung entsprechende zeitliche Ressourcen zur Verfügung und kommunizieren Sie dies in der Steuergruppe.
Die Arbeitsschritte:
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Bitten Sie die Steuergruppe zunächst anhand der folgenden Tabelle um ein Brainstorming zu möglichen Risikofaktoren, die dem gelingenden Prozess im Wege stehen könnten. Hierzu können Sie die Punkte auf ein Flipchart, ein Whiteboard oder eine Metaplanwand übertragen. Bei größeren Entwicklungsvorhaben können Sie das Brainstorming auch für jedes Projektziel einzeln durchführen.
Pro­jekt­er­folg gefährdende Risikofaktorenzeitlichper­so­nelltech­nischfi­nanz­iell
Welche Risiken werden gesehen?    
Wie wahrscheinlich ist das Eintreten?    
Welche alternativen bzw. vorbeugenden Maßnahmen können getroffen werden?    
Welche Risiken sind schon eingetroffen?    
Welche Ressourcen müssen bei der Prozessüberwachung besonders geprüft werden?    
Was können Sie als Schulleitung/Steuergruppe tun, wie weitere Ressourcen schaffen?    
  • Diskutieren Sie die Ideen und korrigieren Sie ggf. die Ergebnisse.
  • Prüfen Sie sodann, ob die oben in unserer Gelingensbedingung genannten Beispiele ergänzende Denkanstöße geben bzw. weitere Risikofaktoren aufdecken. Notieren Sie die Punkte, die auf Ihre Schulsituation zutreffen könnten.
  • Beantworten Sie nun für sich und in der Gruppe die Frage: Welche Risikofaktoren gefährden akut den Erfolg? Punkte mit hoher Brisanz können Sie farblich kennzeichnen oder Kärtchen mit Ausrufezeichen anheften.
  • Welche Risikofaktoren sind realistisch, wenn auch nicht aktuell, so dass sie im Prozess bedacht werden müssen? Kennzeichen Sie diese Punkte andersfarbig.
Legen Sie den weiteren Verlauf fest. Was kann getan werden im Umgang mit den identifizierten Risikofaktoren? Prüfen Sie im Projektprozess kontinuierlich, ob diese Faktoren den Projekterfolg tatsächlich (nicht mehr) gefährden. Lassen Sie die Gruppe verbindliche Zeitpunkte terminieren, an denen sie sich erneut zusammensetzt und auf dieselbe Weise prüft, ob weitere Risikofaktoren denkbar sind. Es ist sinnvoll, die Risikoanalyse im Rahmen von Meilensteinen fortzuschreiben.
Wie geht es weiter?
Zum Abschluss der Interventionsphase geht es um die Projektsteuerung und die Prozessüberwachung. Wenn Sie dem Leitfaden in der Interventionsphase bis hierher gefolgt sind, haben Sie sich im Schritt 4 damit auseinandergesetzt, wie die Motivation, das Engagement und die Erfolgszuversicht der am Entwicklungsvorhaben Beteiligten über den Projektverlauf hin erhalten und gefördert werden können. Im Schritt 5 haben Sie in der Gelingensbedingung 18 bereits Instrumente erprobt, mit deren Hilfe Sie prüfen können, ob Sie in der Planungsphase eine realistische Ressourcenausstattung vorgenommen haben und wie Sie gegebenenfalls nachsteuern können.
Im Folgenden wird erläutert, wie Sie das Projekt steuern und den Prozess überwachen können.