GELINGENSBEDINGUNG 12

Ressourcen klären
Welche unterschiedlichen Ressourcen sollten zu Beginn eines Entwicklungsprozesses in den Blick genommen werden?
1. Zeitressourcen
Viele Schulen legen sich ungern über längere Zeit auf einen Entwicklungsprozess fest. Gründe dafür liegen sicherlich in der Zeitstruktur, der Schulen unterworfen sind. Ihr Rhythmus ist geprägt von Schulhalbjahren und Ferienzeiten, dazwischen von bereits stark verplanten Zeiten für Einschulungs- und Prüfungszeiten sowie Klausurphasen. Dazu kommen bei Lehrkräften, die jüngere Kinder unterrichten, auch noch die jahreszeitlich bedingten Feste wie Karneval, St. Martin und Weihnachten, die auch für das Schulleben – je nach Region – eine mehr oder minder große Rolle spielen. All diese festgelegten Aufgaben binden Ressourcen (Personal und Zeit).
Daraus folgt: Es lassen sich im Schulalltag nur wenige Zeitfenster finden, in denen die Vorbereitung und Umsetzung der Veränderungsmaßnahme möglich ist. Es gilt deshalb, die Planung des Veränderungsprozesses so gut durchzuführen, dass er trotz der schwierigen Rahmenbedingungen gelingen kann. Dies ist umso wichtiger, als durch die Forschungslage zur Organisationsentwicklung immer deutlicher wird, welche langen Zeiträume tiefgreifende Entwicklungsprozesse benötigen – die Zeit zur Stabilisierung und Verstetigung sowie Einübung neuer Routinen miteingerechnet. Eine Schule ist deshalb gut beraten, vor einer größeren Maßnahme zu prüfen, was sie zeitlich überhaupt leisten kann. Denn jede neue Maßnahme bedeutet zusätzliche Arbeit – die zur Verfügung stehende Arbeitszeit bleibt aber dieselbe. Eine Erhöhung der Arbeitsaufgaben für das Personal ohne Entlastung an anderer Stelle ist nicht vereinbar mit Gesundheit.
Gesundheitsförderliche Entwicklungsvorhaben können also nur durchgeführt werden, wenn
  • bestehende Strukturen und Aufgaben neu geordnet werden und dadurch neue Zeitressourcen geschaffen werden.
  • neues Personal eingestellt werden kann oder externe Unterstützung das Kollegium entlastet.
  • der Bestand an alten und bisherigen Aufgaben Einzelner oder größerer Teile des Kollegiums reduziert wird unter der Leitfrage: „Was lassen oder beenden wir, wenn wir etwas Neues beginnen?“
2. Personalressourcen
Entwicklungsvorhaben sind immer auch eine Gelegenheit zur Personalentwicklung. Lehrkräfte können sich für eine zeitlich begrenzte Maßnahme in neuen Rollen und Aufgaben erproben, damit Abwechslung in ihren Berufsalltag bringen, persönliche Entwicklungsschritte tun und Kompetenzen erwerben.
Da erfolgreiche, tiefgreifende Entwicklungsmaßnahmen immer von der Schulleitung initiiert und vom Kollegium mehrheitlich mitgetragen werden sollten, lohnt es sich, neben der Berücksichtigung individueller Interessen hinsichtlich der Personalentwicklung auch die Personalressourcen für die Schule in den Blick zu nehmen. Welche methodischen und fachlichen Kompetenzen werden für das Entwicklungsvorhaben benötigt (z. B. Erfahrungen mit neuen Unterrichtsmethoden, Konzepte von Gesundheit)? Wer aus der Schule kann schon etwas beitragen, welche Fortbildungen müssen vor dem Start des Veränderungsvorhabens absolviert werden, damit das Kollegium gut vorbereitet ist? Sollten sich auch die Schulleitung und die Mitglieder der Steuergruppe vorab neues Wissen und Kompetenzen, z. B. im Gesundheitsmanagement, aneignen? Hat die Analyse alter Projekterfahrungen ergeben, dass die Schule zum besseren Gelingen von Projekten und Maßnahmen Knowhow in Methoden des Projektmanagements benötigt? Wer soll diese Kenntnisse erwerben, wer aus dem Kollegium moderiert z. B. die Teamsitzungen? Wer ist zukünftig verantwortlich für die Evaluation und braucht dafür eine Einführung? Führt die Schule vor dem Start des Entwicklungsvorhabens eine Diagnose durch und benötigt dafür Wissen in der Auswertung und Interpretation von Daten? Wer hat noch Ressourcen, um das Vorhaben durchzuführen? Hier geht es unter anderem auch um die Belastungsgerechtigkeit im Kollegium. Oder wird eine externe Ressource in Form einer Moderation oder Beratung benötigt?
3. Finanzressourcen
Die Budgets von Schulen sind begrenzt – es gilt deshalb zu prüfen, welche Finanzmittel überhaupt zur Verfügung stehen und wofür sie eingesetzt werden. Als erster Schritt sollte für das Vorhaben kalkuliert werden, welche voraussehbaren fixen Kosten entstehen. Das können größere Kopierkosten sein, Anschaffungen, Beratungsleistungen, Software oder Reisekosten, damit sich Teile des Kollegiums Good-Practise-Beispiele anschauen können und vieles mehr.
Die Entscheidung über die Finanzen sollte vom Kollegium getragen werden, da größere Ausgaben häufig finanzielle Einbußen zu Lasten anderer Aktivitäten bedeuten. Es geht also auch darum, Prioritäten zu setzen unter der Leitfrage: „Was steht unserer Schule an Geldern zur Verfügung und was ist uns besonders wichtig?“
Auch Fortbildungen müssen in die Finanzkalkulation einbezogen werden, z. B. Teilnahme- und Fahrtkosten. Je nach Thema kann es notwendig sein, externe Personen gegen Honorar zu verpflichten. Bei baulichen Veränderungen (Beispiel Lärmreduzierung) entstehen erhebliche Kosten, die nicht aus dem Etat der Schule getragen werden können. Bei solchen größeren Vorhaben bietet es sich an, im Vorwege zu klären, woher zusätzliche Gelder zu gewinnen sind. Das kann der Schulverein oder die Schulbehörde sein, das können aber auch Partnerschaften mit Firmen oder Institutionen wie Unfallkassen und Krankenkassen sein.
Praxistool
Die Frage nach den Ressourcen können Sie mit zwei Instrumenten bearbeiten. Mit Hilfe des ersten Instruments verschaffen Sie sich einen Überblick über sämtliche Aktivitäten in der Schule. Die Bestandsaufnahme verfolgt das Ziel, die vorhandenen und nutzbaren Ressourcen der Schule zu sichten und zu prüfen, ob Ihre Schule derzeit überhaupt etwas Neues beginnen kann. Mit dem zweiten Instrument können Sie dann die Ressourcen für das konkrete Vorhaben bestimmen.
Wer ist verantwortlich?
Die Klärung der Ressourcen ist Aufgabe der Schulleitung. Ihr obliegt es, langfristig Ressourcen einzuplanen, über Finanzmittel zu entscheiden und die Personalentwicklung zu steuern. Ihre Aufgabe ist es auch, fehlende Ressourcen bereit zu stellen. Für die Prüfung der Ressourcenfrage in konkreten Veränderungsvorhaben kann die Schulleitung den Steuerkreis und die Projektverantwortlichen im Kollegium zu Rate ziehen.
Grafik: Gelingensbedingung 12, Instrument 1
Gelingensbedingung 12, Instrument 1
Ressourcencheck als Bestandsaufnahme der Schule durchführen
Ziel: Vor dem Projektbeginn eine Bestandsaufnahme der vorhandenen und nutzbaren Ressourcen der Schule durchführen
So gehen Sie vor:
Drucker-Icon
Bevor eine Schule Zeit und Kraft in ein Veränderungsvorhaben investiert, sollte sie im ersten Schritt grundsätzlich ihre Ressourcen überprüfen. Werden die nutzbaren Ressourcen dem ermittelten Ressourcenbedarf für das geplante Veränderungsvorhaben gegenübergestellt, kann eine Entscheidung hinsichtlich der Umsetzbarkeit des Vorhabens getroffen werden. Der Ressourcencheck sollte vor der konkreten Veränderungsplanung von der Schulleitung oder dem Steuerkreis ausgefüllt werden.
Folgende Fragen stehen dabei im Mittelpunkt:
  • Wer aus dem Kollegium kann überhaupt neue Aufgaben übernehmen?
  • Bestehen freie zeitliche und finanzielle Ressourcen?
  • Wenn nein, kann das Veränderungsvorhaben dann überhaupt wie geplant durchgeführt werden?
  • Können alternative Wege mit geringerem Ressourcenbedarf eingeschlagen, neue Ressourcen gesucht werden (z. B. über Sponsoring) oder muss das Vorhaben sogar aufgegeben werden?
Zur Beantwortung dieser Fragen können Sie das Instrument „Ressourcencheck als Bestandsaufnahme der Schule“ nutzen. Das Ergebnis sollten Sie dann dem Kollegium vorstellen, damit darüber entschieden werden kann, ob die Ressourcen für das neue Entwicklungsvorhaben ausreichen oder nicht. Das folgende Instrument gliedert sich in drei Teile.
Teil 1: Bestandsaufnahme
Bereits gebundene Ressourcen: Welche Veränderungsprozesse/Projekte laufen derzeit? Wie lange noch? (bitte eintragen)
Personelle RessourcenLehr­kräftePäd. PersonalWeiteres PersonalSchul­ver­einEhren­amt­liche
Über welche personellen Ressourcen verfügen wir als Schule? (Anzahl)      
Welche Personen sind für die Umsetzung eines Veränderungsvorhabens überhaupt verfügbar? (Tipp: Organigramm als Orientierung nutzen)      
Bei welchen der verfügbaren Personen besteht die Motivation/das Interesse, an der Gestaltung eines Veränderungsvor­habens mitzuwirken?      
Welche der verfügbaren Personen sind für die Mitwirkung geeignet? (Erfahrung, Kompetenzen…)      
 
Zeitliche Ressourcen1. Schulhalbjahr2. Schulhalbjahr
Welche Zeitfenster stehen uns im Schuljahr zur Planung und Umsetzung von neuen Entwicklungsvorhaben zur Verfügung?  
Welche Zeitformate sind im Schulalltag nutzbar? (z. B. päd. Tage, Konferenz­nachmittage etc.)  
 
Finanzielle RessourcenSchul­haus­haltSchul­vereinGe­mein­deSpon­so­ren
Über welche finanziellen Mittel verfügt die Schule?      
Welche davon sind frei verfügbar?      
Teil 2: Zukünftige Entwicklung
Welche weiteren (großen) Veränderungsprozesse oder Projekte stehen an? (bitte eintragen)
Zeitraum/Laufzeit    
Welche Ressourcen werden hierdurch gebunden?
  • personell
    
  • zeitlich
    
  • finanziell
    
Teil 3: Optimierung von Ressourcen
Welche Projekte/Aktivitäten können……beendet werden?…für die Projektlaufzeit ruhen?…mit geringeren Mitteln umgesetzt werden?
   
Wer könnte für ein Veränderungsvor­haben zusätzlich hinzugezogen werden? (Personen, Einrichtungen, Kooperationspartner,…)   
Wodurch können verfügbare (aber bislang nicht interessierte) Personen zur Mitwirkung motiviert werden?   
Welche zeitlichen Möglichkeiten können geschaffen werden?   
Welche finanziellen Mittel können anders genutzt werden?   
Grafik: Gelingensbedingung 12, Instrument 2
Gelingensbedingung 12, Instrument 2
Ressourcencheck für die konkrete Projektplanung anwenden
Ziel: Den konkreten Ressourcenbedarf für die Ziele und Teilziele des Veränderungsvorhabens bestimmen. Dieses Instrument können Sie nutzen, wenn Ihre Schule noch grundsätzlich über ausreichende Ressourcen verfügt.
So gehen Sie vor:
Drucker-Icon
Bearbeiten Sie das Instrument in der erweiterten Schulleitung oder Steuergruppe. Wenn die Verantwortlichen für die Steuerung des neuen Entwicklungsvorhabens bereits bekannt sind, sollten sie auch bei der Bearbeitung dabei sein. Sie können das Instrument auch von Arbeitsgruppen ausfüllen lassen, die für einzelne der Teilziele verantwortlich sind. Stellen Sie dem Kollegium anschließend Ihre Ergebnisse vor, damit dieses erfährt, was an Ressourcen bereits zur Verfügung steht und welche Ressourcen noch benötigt werden.
Projektstrukturen: Koordination
 Was wird voraussichtlich benötigt?Was ist schon vorhanden?Was müssen wir noch organisieren?Alternativen, wenn die Ressourcen nicht passen
Personalressourcen    
Zeitressourcen    
Finanzressourcen (z. B. Qualifika­tion, externe Beratung)    
 
Ihr Ziel:
 Was wird voraussichtlich benötigt?Was ist schon vorhanden?Was müssen wir noch organisieren?Alternativen, wenn die Ressourcen nicht passen
(1)Teilziel:
 Personalressourcen    
 Zeitressourcen    
 Finanzressourcen    
(2)Teilziel:
 Personalressourcen    
 Zeitressourcen    
 Finanzressourcen    
(3)Teilziel:
 Personalressourcen    
 Zeitressourcen    
 Finanzressourcen    
Wie geht es weiter?
In der vorletzten Gelingensbedingung der Planungs- und Startphase steht die Partizipation im Schulentwicklungsprozess im Mittelpunkt. Wurde die Partizipation bereits in vielen vorhergehenden Gelingensbedingungen als eines der wichtigsten Erfolgskriterien für gelungene Schulentwicklungsprojekte genannt, geht es im Folgenden darum zu prüfen, wie es um die gelebte Partizipation an Ihrer Schule steht. Wo haben Sie bereits partizipative Strukturen, auf denen Sie aufbauen können? Wo und wie brauchen Sie mehr Partizipation und Transparenz für einen guten gesunden Entwicklungsprozess? Antworten auf diese und weitere Fragen finden Sie in der Gelingensbedingung 13. Sie bekommen zudem Hinweise und Instrumente zur Förderung der Partizipation.